澳门皇冠注册官方网站

当前位置: 主页 > 新闻资讯 >

高端会议策划的流程以及需要准备事项

时间:2019-10-18 09:35 来源:澳门皇冠官网新地址

  高端的会议策划是非常注重细节的,俗话说的好:细节决定成败,的确如此,那么高端会议是如何策划的?都有哪些流程?需要做哪些准备呢?

高端会议策划的几大流程

  1、人员确定和邀请

  高端会议应当精心确定好会议的出席人员名单。会议的出席者不应当滥竿充数,人员的具体名单一旦确定,就应尽早发出邀请或通知。鉴于会议的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不许将会议取消、改期或延期。其次,应当精心安排好会议的接待工作。与一般的来宾接待相比,对出席高端会议的人员的接待,更应该突出礼仪性的特点。不但应当热心细致地照顾好全体来宾,而且还应当通过主方的接待工作,使参会人员感受到主办方真挚的尊重与敬意,并且想方设法使每位参会人员都能心情舒畅。

  2、会议场地的布置

  高端会议的会场应提早预定好,并在邀请通知中告知参会人员。会议现场的大部分是需要经过设计,会议场地一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的名牌;并再安排好的座位准备好会议资料;需要用到视频放映时,调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等设备;按照会场的实际情况调整好会场的温度、灯光等;提供会议组织人员各项会议记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,以便于在会后做好会议总结工作。

  3、会议的餐饮及活动

  高端会议期间的餐饮是必不可少的环节,我们需要考虑的不仅仅是参会人员喜欢吃什么,不喜欢吃什么,还要考虑会议酒店的餐饮标准是否达标,是否符合本次会议的定位,可以给参会者对主办方的服务水平及态度有一个切身的感受。会议的活动是为了给参会者营造一个休闲沟通感情的气氛,为了满足参会者的需求,会议活动应该以别具新意的方式同时能提供给听众有用的价值。

高端会议策划需要做哪些准备

  1、明确会议的目的

  行动的基础是有目的,目的要足够清晰,才能进行会议策划,没有清晰目的的方案,只能走向混乱和无效。所以我们首先要知道这个高端会议的用户人群,去跟他们做一对一的用户调查,确认他们对这个高端会议想法和目的,他们最想从这个高端会议中得到什么。这样可以得到一些有用的参考信息与依据,根据目标人员的想法和目的来调整会议的内容流程。

  2、明确会议的主体

  有针对性的策划是确保高端会议成为一次成功会议的关键。其次我们要确认会议除了主办方,是否是由多个企业合办,若是合办就必须明确各自的工作和任务,确保做到有条不紊,忙中有序,还要确认参会的人员是有社会哪些主体组成,我们可以根据参会者人员的不同去提供不同的策划方案以满足客户的需求,让主办者也能更加体会到策划公司的用心。

  3、明确会议预备阶段

  在明确会议目的和主题之后,我们就进入了会议的预备阶段,我们需要检查各项准备工作任务的落实情况,会议所需要的文字材料;会议场地的确定及布置;会议服务人员的安排及培训;会议的餐饮食宿确认;活动的宣传报道等各个步骤的落实,最后还要提前通知有关领导,准备领导的讲话稿。

  4、明确会议的收尾安排

  高端会议结束后的收尾是一个很大的工作量,如果有外地参会人员的送机、送站;场地物资归位、会议记录的归档;活动服务人员逐步解散;最后经费物资结算、后勤可简单进行一次会议,通报此次会议的组织情况并进行会议总结;具体而言,会议后的收尾工作也是策划的一部分,不能因为会议结束了就可以杂乱无章,一场有序完美的会议收尾是衡量我们组织能力和策划能力的一次机会。

  通过上面内容的阅读,相信大家对于“高端会议策划的几大流程以及准备事项”了解的更加深入!希望大家都可以策划一场高端的会议!


澳门皇冠注册官方网站-澳门皇冠官网新地址