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峰会策划方案都包含的内容以及影响峰会成功的

时间:2019-11-04 09:46 来源:澳门皇冠官网新地址

  峰会也是众多活动中的其中一种,举办活动就必定会有活动策划方案,那么峰会活动策划方案都包含哪些内容呢?想要举办一场成功的峰会活动都由哪些因素所决定的呢?下面就由郑州策划公司的小编为大家分析一下吧!

峰会策划方案都包含哪些内容

  第一,方案的细节呈现

  行业峰会常以大佬们的分享和论述为主,通常会配合演讲的内容准备图片或者PPT,但电脑和大屏幕对呈现内容的要求并不一样。所以为了保证整个行业峰会的完整性和完美度,需要在活动前确认分享嘉宾呈现内容

  1、比例是否与大屏一致,以防在转投过程中出现变形的尴尬局面。

  2、文件格式是否与大屏兼容,图片是否达到大屏清晰度。这个需要和活动公司沟通,他们会将兼容数据和大屏分辨率告知。

  3、图片或PPT背景建议搭配活动主视觉,且需注意整体色调的搭配,避免字体颜色被“吃掉”无法凸显。

  4、复杂字体在转投大屏过程中的丢失,此类事件在PPT中较常发生,避免此类事件发生的最好方法就是以pdf或其他图片格式输出。

  第二,活动流程中还需注意分享过程 

  1、串场方式

  除主持人的衔接和配合外,还需注意搭配自由交流时间和茶歇时间,以便与会人员状态的调整。

  2、圆桌讨论的采访环节

  常以主持人提问和媒体提问两种形式体现,此时需注意所提问题和人员是否需要提前准备,如果需要请提前沟通安排。

  第三,提前确认活动所需人员和物料

  行业峰会虽流程环节较为简单,但还是需要提前确认活动所需人员和物料。其中包括话筒、分享内容及圆桌论坛所需沙发、茶几等。

一场峰会活动成功与否的影响因素

  A、人员分配

明确每个人员的职责,每个人都有一张任务表,所做的工作都写在他所拿到的表中,就像玩游戏做任务一样,做一个标记一个,做完了你的任务就都完成了。总负责人有张总控表,控制所有工作人员的完成情况,保证每个人的工作进度

  B、场地选择

在场地预订环节,包括住宿、晚宴、会议等场地。根据人数规模,选择相应的场地,如何人数规模过多,那就得去体育馆、剧院、会展中心等大场所。场地预算是很重要的一项,决定场地的关键因素。场地预订,需要注意很多杂项,比如费用和场地使用的细节,搭建时间安排在什么时候?茶歇有没有?有没有单独的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?VIP来之前必须先拿好房卡,人一到直接进房,不能在前台等待开房。

  C、核心人群

主要是嘉宾邀请工作,提前给邀请的嘉宾分好类,VVIP,VIP,嘉宾,媒体等。

  VVIP不是我们的触及范围,待企业确定出席以后,后续的工作可能都是很这些VVIP助理联系,反正得确保好他们的工作不能失误。VIP也得注意语言技巧,一般是主要是赞助商。

  VVIP和VIP的住宿出行,都以企业最高档次安排。另外媒体里面大咖也得以最高档次安排。

  D、车辆接待

  VVIP和VIP,专人专车,为了体现私密性和专属服务,尽可能以最好的服务服务他们。接送普通嘉宾和媒体的车,要分开,一般用到这个车的话不是中巴就是大巴了。必须保证每车等待时间不超过30分钟。然后就需要你们计算路上时间,嘉宾及媒体抵达时间。

  E、第三方人员

  1、礼仪,提前培训,服装要准备,妆容要统一,妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等,根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。礼仪需要注意的主要就是有颁奖环节需要拿东西上台,这个要仔细彩排。

  2、保安,当会议需要用到保安的时候,说明这个档次一般都不低了,保安的话统一服装,身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店们门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场、还有就是VVIP休息室到会议现场的通道、以及现场我们公司的临时办公室门口。

  3、主持人,这个如果细说,就太多了,简单讲讲注意事项:档期,有些大咖要带团队的,需要当成VIP级别团队接待的...然后是服装,一般是我方提供,或者要求告诉他们让他们准备;主持人必须彩排串全场,无论他是否经验丰富。主持人的手卡一定要做,这样站台上才显得好看,手卡上的字要事先让他确认能看见,同时,有题词屏的话,题词屏也是要放串词的,双重保险。主持人现场要有专门的一个同事跟着他,现场情况有变化,直接联系这个同事,让他第一时间告诉主持人。不然找来找去跑来跑去很浪费时间。

  上面对“峰会策划方案都包含的内容以及影响峰会成功的因素”的讲解,相信大家对于峰会活动策划方案的编写有了一定的思路了,如果大家还有什么不懂的地方,欢迎联系我们!


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